Compliance

Meldewege für Hinweise und Beschwerden

Die IT4IPM bekennt sich zu Compliance und zu einem rechtmäßigem, sozial und ethisch verantwortungsvollem sowie menschenrechts- und umweltrechtskonformen Handeln. Die Berücksichtigung von gesellschaftlichen Grundsätzen und Wertvorstellungen für das unternehmerische Handeln und die Übernahme von gesellschaftlicher Verantwortung ist für die IT4IPM selbstverständlich: „Musik ist uns was wert“.

Bei der internen Meldestelle der GEMA-Gruppe und über unser Hinweisgeber-Portal können Mitarbeitende und Dritte, z. B. Mitglieder, Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner, vertraulich und auf Wunsch anonym Hinweise auf bereits begangenen oder sehr wahrscheinlich erfolgenden Rechts- und Regelverstößen abgeben oder den Versuch der Verschleierung von Rechts- und Regelverstößen melden.

Konkrete, begründete Hinweise auf Rechtsverletzungen oder Regelverstöße bei der IT4IPM, einem Unternehmen der GEMA-Gruppe oder in unseren Lieferketten sind für uns wichtig und können uns dabei helfen, mögliche Compliance Verstöße zu identifizieren und künftiges Fehlverhalten zu verhindern.

Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Verdacht oder konkreten Hinweisen auf Rechtsverstöße, insbesondere Wirtschaftsstraftaten (z. B. Betrug, Korruption, Untreue) und Meldungen in Bezug auf Verstöße gegen Menschenrechte (z. B. Diskriminierung, Verstöße gegen Arbeitsschutzmaßnahmen, Kinder- oder Zwangsarbeit) oder Umweltschädigungen, an die genannten Ansprechpersonen oder nutzen Sie unser Hinweisgeberportal. Eingehende Hinweise werden stets vertraulich behandelt. Das Hinweisgeberportal ermöglicht einen technisch abgesicherten vertraulichen Austausch zwischen der hinweisgebenden Person und Compliance über ein anonymisiertes Postfach.

Auch Verstöße bzw. der Verdacht über Verstöße gegen geltende Menschenrechte und Umweltrechte können über unsere interne Meldestelle sowie das Hinweisgeber-Portal gemeldet werden. Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit gelten auch für diese Fälle, die durch den bestellten Menschenrechtsbeauftragten bearbeitet werden.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Hinweis- und Beschwerdeverfahrensordnung (i.S. LkSG) und auf der Eingangsseite des Hinweisgebersystems unter www.bkms-system.com/gema .

Interne Meldestelle Zentrales Compliance-Team
der GEMA-Gruppe

Ansprechpersonen:

Dr. Kai Welp (Chief Compliance Officer)
Ulrike Aigner (Compliance Officer und Menschenrechtsbeauftragte, GEMA-Rechtsabteilung/ Compliance)

E-Mail:

compliance@gema.de

Telefon:

+49 89 488003 273

Post:

Rechtsabteilung/Compliance (vertraulich/persönlich)
Rosenheimer Straße 11
81667 München

Gerne nehmen wir Hinweise schriftlich, telefonisch oder auch persönlich entgegen. Wir sind von Montag bis Freitag von 9:00 Uhr bis 15:00 Uhr erreichbar. Gerne vereinbaren wir auch einen persönlichen Termin oder ein Videotelefonat zu einem anderen Zeitpunkt. Eingehende Hinweise werden stets vertraulich behandelt.

Hinweisgebende können sich jederzeit über unser Hinweisgeberportal melden. Dort können Hinweise auch anonym abgeben werden. Gleichzeitig ist es für uns sehr hilfreich, wenn Hinweisgebende kontaktierbar sind, damit wir ihnen Fragen stellen können, die für die Untersuchung förderlich sein könnten. Mit der Einrichtung eines sog. Postkastens innerhalb des Hinweisgeberportals wird eine besonders geschützte und anonyme Kommunikation ermöglicht. Weitere Informationen finden Sie in den FAQ des Hinweisgeberportals.

Hinweisgeberportal:

www.bkms-system.com/gema

Unsere interne Meldestelle und unser Hinweiseberportal bieten Schutz, setzen auf Vertrauen und garantieren Fairness beim Umgang mit Informationen zu möglichen Unregelmäßigkeiten und Verstößen. Die IT4IPM ermutigt alle innerhalb und außerhalb des Unternehmens, die Regelverstöße im Zusammenhang mit der IT4IPM oder der GEMA-Gruppe beobachten oder aus konkretem Anlass vermuten, sich ohne Angst vor Repressalien an die interne Meldestelle der GEMA-Gruppe zu wenden und den Hinweis offen zu äußern.

Bitte helfen Sie uns, Verstöße rechtzeitig aufzudecken, damit wir Fehlverhalten entschlossen entgegentreten und Schäden für die GEMA, ihre Mitglieder und Mitarbeitenden sowie die Unternehmen der GEMA-Gruppe vermeiden können. Danke für Ihr Vertrauen und Ihre Unterstützung!

Externe Meldestellen

Sie haben zudem das gesetzlich verankerte Recht, sich an die externen Meldestellen der zuständigen Behörden zuwenden.

Datenschutzerklärungen für das Hinweisgebersystem der GEMA [Dokument verlinkt, ebenfalls anbei]

Datenschutzerklärungen Compliance und interne Ermittlungen [folgt] [vielleicht folgende Punkte in seitlichem Kasten?]

Ihr Hinweis hilft uns!

  • Das Richtige zu tun.
  • Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken.
  • Schädigendes Verhalten aufzudecken.
  • Schäden zu vermeiden oder zu reduzieren.

Melden Sie bitte

  • unabhängig davon, ob Sie bei uns beschäftigt sind oder nicht!
  • bekannte oder vermutete Verstöße gegen Gesetze oder interne Regelungen
  • bei IT4IPM, in der GEMA-Gruppe oder in der Lieferkette.

Wir werden

  • Ihnen den Eingang des Hinweises bestätigen.
  • Ihnen eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Maßnahmen innerhalb von 3 Monaten geben.
  • Ihren Hinweis unabhängig und vertraulich bearbeiten.
  • Hinweisgebende und alle Personen, die zu Untersuchungen beitragen, vor Benachteiligungen schützen.
  • Untersuchungen mit äußerster Vertraulichkeit führen.
  • Sicherstellen, dass für betroffene Personen die Unschuldsvermutung, gilt, bis der Verstoß nachgewiesen ist.

Danke für Ihr Vertrauen und Ihre Unterstützung!